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1.確定宴請對象、規(guī)格和范圍
其依據(jù)是宴請的性質(zhì)、目的、主賓人的身份、國際慣例及經(jīng)費等。
2.確定宴請的時間、地點
宴請的時間應對主、客雙方都合適。駐外機構(gòu)舉行較大規(guī)模的活動，應與駐在國主管部門商定時間。注意不要選擇對方的重大節(jié)日、有重要活動或有禁忌的日子和時間。宴請的地點可分為兩種情況：如是官方正式隆重的活動，一般安排在政府、議會大廈或賓館內(nèi)舉行；其余單位宴請則按活動性質(zhì)、規(guī)模大小、形式等實際可能而定。
3.邀請
宴會邀請一般均發(fā)請柬，亦有手寫短箋、電話邀請。邀請不論以何種形式發(fā)出，均應真心實意、熱情真摯。
請柬內(nèi)容包括活動時間及地點、形式、主人姓名。行文不用標點符號，其中人名、單位名、節(jié)日和活動名稱都應采用全稱。中文請柬行文中不提被邀請人姓名（其姓名寫在請柬信封上），主姓名放在落款處。請柬格式與行文方面，中外文本的差異較大，注意不能生硬照譯。請柬可以印刷也可手寫，手寫字跡要美觀、清晰。
請柬信封上被邀請人的姓名、職務要書寫準確。國際上習慣對夫婦兩人發(fā)一張請柬，我國而如遇需憑請柬入場的場合則每人一張。正式宴會，最好能在發(fā)請柬之前排好席次，并在信封下角注上席次號。請柬發(fā)出后，應及時落實出席情況，準確記載，以便調(diào)整席位。
請柬一般提前一周至二周發(fā)出。已經(jīng)口頭約妥的活動，仍應補送請柬，在請柬右上方或下方注上“To remind”（備忘）字樣。需安排座位的宴請活動，應要求被邀者答復能否出席。請柬上一般注上R.S.V.P.（請答復）法文縮寫字樣，并注明聯(lián)系電話，也可用電話詢問能否出席。
下面介紹幾種請柬格式：
（1）正式宴會請柬
例一：
為歡迎×××州長率領(lǐng)的美國×××州友好代表團訪問杭州謹訂于××××年×月×日（星期×）晚×時在××飯店××閣舉行酒會
敬請光臨
R.S.V.P
浙江省人民政府
例二：
為××××先生謹訂于××××年×月×日（星期×）晚×時在××賓館××樓舉行宴會
敬請光臨
××××公司
總經(jīng)理××
（2）普通請束
謹訂于××××年×月×日（星期×）晚×時在××飯店舉行宴會
敬請光臨
敬請回復 ×××
電話：××××××× （主人姓名）
（3）英文請柬例一：
邀請參加活動的正式請柬
On the occasion of tde 45th anniversary of
the founding of the People’s Republic of China
Zhejiang Provincial People’s Government
requests the pleasure of your company
at a National Day reception
on 29th September（Thursday），1994
at 6：00p.m.
In the Banquet Hall，Villa 1
XiZi Guest Hotel
R.S.V.P. Tel：×××××××
Dress：Formal
注：左下角“R.S.V.P.”表示請回復，右下角為聯(lián)系電話，“Dress：Formal”表示請著禮服。
為慶祝中華人民共和國成立四十五周年謹訂于一九九四年九月二十九日（星期四）晚六時在西子賓館一號樓宴會廳舉行國慶招待會
敬請光臨
浙江省人民政府
例二：邀請參加活動的非正式請柬
Mr. Zhong Hua
requests the pleasure of the company of
miss Li Ling
at a tea party
in the Staff Restaurant of
The Hangzhou University
on Monday，September 21th，1995
from20：00 to 21：00
鐘華先生定于一九九五年九月二十一日（星期四）晚8時至9時在杭州大學教工餐廳舉行茶會
敬請光臨
李鈴小姐
4.訂菜
宴請的菜譜根據(jù)宴請規(guī)格，在規(guī)定的預算標準內(nèi)安排。選菜不應以主人的喜好為標準，主要考慮主賓的口味喜好與禁忌。菜的葷素、營養(yǎng)、時令與傳統(tǒng)菜及菜點與酒品飲料的搭配要力求適當、合理。不少外賓并不喜歡我國的山珍海味。地方上宜以地方食品招待，用本地名酒。菜單經(jīng)主管負責人同意后，即可印制，菜單一桌備二至三份，至少一份。
5.席位安排
總的原則，既要按禮賓次序原則作安排，又要有靈活性，使席位安排有利于增進友誼和席間的交談方便。
正式宴會一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。國際上的習慣，桌次高低以離主桌位置遠近而定，右高左近。桌數(shù)較多時，要擺桌次牌。同一桌上，席位高低以離主人的座位遠近而定。外國習慣，男女摻插安排，以女主人為準，主賓在女主人右上方，主賓夫人在男主人右上方。我國習慣按各人本身的職務排列，以便于談話，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主賓坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。禮賓順序并不是排席位的唯一依據(jù)，尤其是多邊活動，更要考慮到客人之間的政治關(guān)系，政見分歧大，兩國關(guān)系緊張的要盡量避免安排在一起。此外還要適當照顧到各種實際情況。席位排妥后要著手寫座位卡。我方舉行的宴會，中文寫在上面，外文寫在下面。
6.現(xiàn)場布置
宴會廳和休息廳的布置，取決于活動的性質(zhì)和形式。官方正式活動場所的布置，應該嚴肅、莊重、大方，不宜用霓虹燈作裝飾，可用少量鮮花（以短莖為佳）、盆景、刻花作點綴。如配有樂隊演奏席間樂，樂隊不要離得太近，樂聲宜輕。最好能安排幾曲主賓家鄉(xiāng)樂曲或他（她）所喜歡的曲子。
一般說來，宴會可用圓桌，也可用長桌或方桌，一桌以上的宴會，桌子之間的距離要適當，各個座位之間也要距離相等。冷菜會的菜臺用長方桌；而酒會一般擺設(shè)小圓桌或茶幾。宴會休息廳通常放小菜幾或小圓桌。
7.餐具的擺放
根據(jù)宴請人數(shù)和酒、菜的道數(shù)準備足夠的餐具。餐具上的一切用品均要清潔衛(wèi)生，桌布、餐巾都應漿洗潔白熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟，在宴用之前應洗凈擦亮。
中餐具的擺放。中餐用筷子、盤、碗匙、小碟等。小杯放在菜盤上方。右上方放酒杯，酒杯數(shù)與所上酒的品種相同。餐巾疊成花插在水杯中，或平放于菜盤上。我國宴請外國賓客，除筷子外，還擺上刀叉。醬油、醋、辣油等佐料，通常一桌數(shù)份。公筷、公勺應備有筷、勺座，其中一套放于主人面前。餐桌上應備有煙灰缸、牙簽。
西餐具的擺放。西餐具有刀、叉、匙、盤、杯等。刀分食用刀、魚刀、肉刀、奶油刀、水果刀，叉分食用叉、魚叉、龍蝦叉，匙有湯匙、茶匙等，杯有茶杯、咖啡杯、水杯、酒杯等。會上有幾道酒，就配有幾種酒杯。公用刀叉規(guī)模一般大于食用刀叉。西餐具的擺法是：正面放食盤（湯盤），左手放叉右手放刀，面包奶油盤在左上方。吃西餐時應右手持刀，左手握叉。先用刀將食物切成小塊，再用叉送入嘴里。正餐中刀叉的數(shù)目與上菜的道數(shù)相等，并按上菜順序由外至內(nèi)排列，刀口向內(nèi)。取用刀、叉時，亦應按照由外而內(nèi)順序，吃一道菜，換一套刀叉。撤盤時，一并撤去使用過的刀叉。
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